ELO Office
...na dobry początek
Przy pomocy ELO Office inteligentne zarządzanie dokumentami staje się rzeczywistością. Prosta instalacja oprogramowania odbywa się bez większych nakładów szkolenia i umożliwia natychmiastowe przeniesienie potopu Państwa dokumentów z biurka do PC. Od tego momentu ELO® przejmuje za Państwa nadzór nad dokumentami. W ten sposób zyskują Państwo więcej czasu dla ważniejszych spraw w życiu...
Rosnąca masa dokumentów papierowych i danych wymaga jak nigdy dotąd zastosowania efektywnego rozwiązania w zakresie DMS i archiwum. Kluczem do sukcesu jest inteligentna, a nie ciężka praca. Przy pomocy efektywnego systemu DMS takiego jak ELO Office pracują Państwo efektywnej i mają więcej czasu dla spraw nadrzędnych. Używając odpowiedniego narzędzia zarządzanie informacjami stanie się dla Państwa dziecinną zabawą, w każdej chwili panujecie Państwo nad dokumentami i odnajdujecie każdą informację w mgnieniu oka.
Prosty interfejs użytkownika
Prosty do opanowania interfejs użytkownika pozwala na przejrzyste zarządzanie wszystkimi zarchiwizowanymi dokumentami dzięki znanej strukturze deponowania jak archiwum, szafa do akt, segregator i rejestr. Poprzez kliknięcie myszką możliwe jest przekartkowanie dokumentów podobnie jak w znanym nam systemie segregowania - niezależnie od formatu takiego jak Tiff, Doc, XLS, PDF itp. Szczegółowe administrowanie użytkownikami i kluczami reguluje indywidualne oraz grupowe prawa dostępu. Takim sposobem łatwo chronione są osobiste i poufne dokumenty przed niepowołanym wglądem.
ELO i Microsoft Outlook
Specjalne dla Microsoft® Outlook™ - ELO Office dysponuje możliwością bezpośredniej archiwizacji e-maili oraz innych obiektów programu Outlook. System ten wspomaga przy tym zarówno automatyczne deponowanie, jak również ręczne kierowanie dokumentu do rejestru docelowego. Załączniki e-mail będą na żądanie deponowane osobno lub połączone z nimi linkami. Zawarte w nich hasła wyszukiwania (np. nadawca, odbiorca, dotyczy itp.) zostaną automatycznie przejęte przez system ELO.- Błyskawiczne odnajdywanie
Dzisiaj ciągle jeszcze zużywamy dużo czasu na dostęp do naszych dokumentów. W ELO® odszukiwanie dokumentów odbywa się niemalże samo. W ten sposób daje się zaoszczędzić drogocenny czas pracy, który w innym miejscu znajdzie sensowne zastosowanie. Źródłem energii jest zintegrowana, wydajna baza danych, która również przy dużych zasobach danych umożliwia błyskawiczne odnajdywanie dokumentów. ELO Office pozwala definiować własne maski deponowania i wyszukiwania, przy pomocy których można tworzyć inteligentne struktury dokumentów pozwalające później szybko i wygodnie przeszukiwać zdeponowane zasoby. Ponadto ELO Office dysponuje możliwością wyszukiwania pełnotekstowego dokumentu, pozwalającą na odszukanie dokumentów według pojęć występujących w ich tekście. Poza tym dla ekspertów ELO Office oferuje również wspomaganie skomplikowanych formuł wyszukiwania. 
Elastyczna praca dzięki integracji z pakietem Microsoft® Office™
Głęboka integracja ELO Office z aplikacjami pakietu Microsoft® Office™ zapewnia niezawodną archiwizację tworzonych dokumentów. Przy pomocy jednego kliknięcia dokumenty pochodzące z istniejących aplikacji dają się archiwizować, przeszukiwać oraz otwierać w celu ponownej ich edycji. Zintegrowane zarządzanie wersjami czuwa nad utrzymaniem przejrzystości w dokumentach, również przy ich różnorodnych wersjach. Dla archiwizacji długoterminowej dokumenty Microsoft® Office™ mogą być kierowane do deponowania w archiwum przy pomocy drukarki ELO Printer, przy czym deponowanie to następuje w formacie standardowym, nie pozwalającym na wprowadzenie zmian. Dokument prowadzony w różnych wersjach może w swojej treści składać się kilku formatów.
Archiwizacja stron internetowych
Na dzień dzisiejszy dla każdego rodzaju treści i dokumentów Internet przedstawia olbrzymie źródło informacji. Często jednak nie wszystkie informacje powinny być w całości zapisywane na PC. W większości wypadków wystarczy wiedzieć, gdzie tych informacji szukać. ELO Office oferuje możliwość zapisywania w swoim archiwum odwiedzanych stron sieci Web, przy czym przy pomocy ELO® wyszukiwanie strony web odbywa się o wiele szybciej. Ponadto z programu ELO® możliwe jest przejście do pozostałych informacji zawartych w sieci. ELO Office rozróżnia przy tym pośrednie i bezpośrednie połączenie z linkem internetowym ELO, przy czym bezpośrednie połączenie z Internetem jest bardziej przejrzyste niż przy użyciu listy linków ulubionych.- Mobilne dokumenty
Często przy zakończeniu określonych prac przekazywane są duże ilości dokumentów w formie segregatorów. Tworzenie tych segregatorów związane jest czasami ze znacznym nakładem pracy. Przy pomocy funkcji "publikacja archiwum" ELO Office umożliwia w bardzo prosty sposób eksport archiwów, np. w celu ich zapisu na płycie CD. By w ten sam prosty sposób użytkownik mógł poruszać się po udostępnionych mu segregatorach lub częściach archiwum, albo też przeszukiwać je, dodatkowo na płycie CD dostarczona jest odpowiednia przeglądarka. Włóż CD i startuj! Tą drogą możliwe jest oczywiście także stworzenie dodatkowej kopii bezpieczeństwa deponowanych zasobów dokumentów. - Praca w sieci
ELO Office dysponuje funkcjonalnością sieciową, dzięki której wielu użytkowników może jednocześnie pracować z tym samym archiwum. Dowolnie definiowane ekrany robocze oraz tworzenie logicznych kopii dokumentów pozwalają na strukturyzację procedur roboczych w kontekście zdefiniowanych zadań. Funkcjonalność CheckIN/CheckOUT zabezpiecza przed powstawaniem konfliktów wynikających z jednoczesnej edycji dokumentów przez kilku użytkowników. Centralna baza danych ELO umożliwia przekazywanie nadchodzących dokumentów do współpracowników należących do zespołu opracowującego dany proces roboczy. Zintegrowana funkcja ponownego przedkładania dokumentów czuwa nad tym, by ważne dokumenty i procesy nie zostały zapomniane. Przy tym zadania mogą być przekazywane nie tylko samemu sobie lecz również innym współpracownikom. Na żądanie ELO Office notuje te zdarzenia jednocześnie w kalendarzu terminów Microsoft® Outlook™. Tak więc zarządzanie aktualnymi zadaniami odbywa się tylko i wyłącznie w jednym miejscu.